院长办公室，文理部 -中科院院长助理

工作分类

  受薪全职(75% -100%)

职位概要

院长助理负责管理艺术学院的财务 & 科学，协调特殊项目，旨在提高流程效率. 非常强的组织能力和跟踪能力对于管理办公桌上的各种细节是必不可少的. 这份工作的很大一部分是“进入数字”,“无论是部门财务, 人数统计, 或者bet365中文的学生. ÂÂ’你建立人际关系的能力将很难发挥作用，因为你经常与学生见面并帮助他们, 教师, 和工作人员.

资历总结

这是一个多元化和令人兴奋的职位，有很多责任和权力.

• 非常强的组织和跟踪能力对于管理办公桌上的各种细节是必不可少的


• 能够很好地适应不同的工作方式是必不可少的


• 清晰有效的沟通能力是必不可少的


• Expertise with Excel (including pivot tables) is important; experience with Word, 演示文稿, 和Outlook优先


• 有财务文件和流程经验者优先

必须是一个信誉良好的基督复临安息日会信徒.

职责与责任

基本职责 包括以下内容. 其他职责可能会被分配.

预算经理和人力资源联络员(60%)

• 与系主任和财务管理人员一起准备并参加所有CAS预预算和年度会议


• 为中科院院长提供预算变更的建议


• 跟踪并与部门主席沟通所有预算会议的决定


• 审核所有CAS机构的月度报表和人力资源费用报告


• 向系主任和院长提供预算内或预算外的反馈


• 对所有费用报告进行代理审批, 检查请求, 以及需要院长签名的信用卡交易


• 审核新员工的预算和提交文件的完整性. 帮助员工了解新员工和/或在职人员变动所需的文件


• 作为CAS各部门的备用时钟管理器


• 签署和跟踪年度捐赠奖学金分配


• 根据需要研究特殊预算问题(为财务管理或部门)


• 与财务管理部门合作，为院长提供特别报告


• 向财务部门提交所有财务学生项目(退款，收费和调整)


• 根据需要启动年终转帐


• 直接与中国科学院游学主任合作，准备和协调游学预算

数据管理和报告(25%)

• 每年为所有部门创建CAS生产力报告


• 利用可用的数据源创建各种评估报告, 例如, 学分——由系里的院系、教员、毕业生或专业产生, 等.


• 与Banner专家合作，根据需要请求专门的查询


• 协助部门主任收集数据点，用于项目审查和其他特殊要求

委员会任务(10%)

• 参加每月一次的CAS主席会议


• 参加每月一次的中科院教员会议


• 每月出席财务管理委员会(应邀)


• 每月出席资本开支委员会


• 参加年度电脑采购委员会


• 可指派其他委员会

支持CAS课程改革(5%)

职责可能包括:

• 与中国科学院学术主任合作，帮助准备研究生和本科生学术政策委员会的材料


• 协助中科院教务长确保课程/项目变更通过正确的委员会审批


• 与各部门沟通Acalog的截止日期和委员会时间表


• 监督每年公告中中科院教员和兼职教员名单的更新

监管责任

直接负责院长和学生员工的行政助理的招聘和管理. 职责包括面试, 招聘, and training employees; planning, 分配, and directing work; appraising performance; rewarding and disciplining employees; addressing complaints and resolving problems.

资格

教育与经历

• Several years of experience in an office environment; Andrews University experience preferred


• 应该有四年制学位或同等工作经验, 或相关教育和经验的结合


• 必须是一个熟练的多任务处理，但保持注意细节


• Must have excellent communication skills; ability to speak a language other than English is always helpful in our office


• 必须能够独立工作，但也知道何时要求更多的澄清和指导


• 必须能很好地与不同群体的学生和教师合作 


• 应该知道如何使用Microsoft Outlook, Word, Excel, 演示文稿, Adobe，并进行网络研究


• 有财务报表和财务术语的经验是有帮助的


• 有能力解决实际问题，并在只有有限的标准化存在的情况下处理各种具体变量


• 能够理解各种书面说明, 口服, 图, 或者时间表格式


• 必须能够保密

必须是一个信誉良好的基督复临安息日会信徒.

技术能力

具备(或熟悉)CMS网站应用的技术能力, 数据库, 柏克德/ Forvis报告, 横幅的报告, 本科/学位工作优先.

人际互动

• Must have excellent written and 口服 communication skills; ability to speak a language other than English is always helpful in our office


• 必须与不同群体的学生、教师和管理人员良好合作


• 必须能够保密

物理的要求

在履行这项工作职责的同时, 员工经常被要求坐下来使用电脑. 员工经常被要求在bet365中文走动. The employee is occasionally required to stand; climb or balance; and stoop, kneel, or crouch. 员工必须偶尔举起或移动10磅的重量. 这份工作所要求的特殊视力包括近距离视力, 距离视力, 颜色视觉, 周边视觉, 深度知觉, 以及调整焦点的能力.

工作环境

你将在一个相对安静的办公区域工作，在学期的不同时间，偶尔会有打扰和访客. 你将在一间办公室里工作，办公室的门可以在接到机密电话或集中工作时间时关闭.